Hồ sơ rõ ràng từ bước đầu tiên: tổ chức tài liệu theo dự án
Một cấu trúc lưu trữ thống nhất giúp nhóm làm việc tìm đúng tài liệu và nhận biết phiên bản đang dùng.
Bắt đầu từ một danh mục chung
Trước khi đưa tài liệu vào không gian dự án, lập danh mục với tên tài liệu, nhóm nội dung, người phụ trách và phiên bản. Danh mục là điểm bắt đầu để nhóm thống nhất cách gọi và nơi lưu trữ.
Thống nhất cách đặt tên
Dùng một cấu trúc ngắn, dễ đọc: mã dự án, nhóm hồ sơ, nội dung và phiên bản. Ví dụ: DA01_THUYETMINH_PHUONGAN_v02.pdf. Giữ tên gốc trong thông tin tệp khi cần đối chiếu.
Tách phiên bản khỏi bản đang làm việc
Không ghi đè bản đã dùng cho một đợt kiểm tra. Lưu phiên bản mới kèm ngày cập nhật và ghi chú thay đổi. Khi gửi hồ sơ, ghi rõ phiên bản nào là căn cứ của đợt công việc đó.
Kiểm tra quyền chia sẻ
Hồ sơ cá nhân, hồ sơ dùng chung trong dự án và tài liệu xuất bản ra ngoài có phạm vi truy cập khác nhau. Kiểm tra người nhận trước khi gửi liên kết hoặc tải tệp lên thư viện chia sẻ.
Áp dụng trong BuildAppraisal
Mở Hồ sơ tài liệu trong ứng dụng, chọn không gian cá nhân hoặc dự án phù hợp, rồi tải tệp. Dùng thông tin phiên bản và trạng thái xử lý để kiểm tra tệp đã được lưu.
Nội dung này là hướng dẫn tổ chức công việc, cần điều chỉnh theo quy trình và hồ sơ của từng đơn vị.