Giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án và bàn giao hồ sơ
Chuẩn bị dự án cần có một chủ thể chịu trách nhiệm tổ chức công việc, quản lý dữ liệu và tiếp nhận các kết quả tư vấn. Bước này xác lập đầu mối, phạm vi nhiệm vụ và cách bàn giao khi chủ đầu tư được giao.
Phạm vi và điều kiện bắt đầu
Trong nhánh thông thường của quy trình này, thực hiện sau quyết định chủ trương đầu tư. Khi dự án hoặc nhiệm vụ không phải quyết định chủ trương, xác định căn cứ và văn bản giao nhiệm vụ phù hợp; không tạo thêm một quyết định chủ trương chỉ để đi qua sơ đồ. Khoản 6 Điều 19 Luật Đầu tư công.
Trình tự PC-01–09 là cách tổ chức nội dung; thời điểm giao nhiệm vụ thực tế theo pháp luật và quyết định của người có thẩm quyền. Một số công việc chuẩn bị có thể đã được giao trước đó, cần kiểm tra thay vì lập lại toàn bộ hồ sơ.
Chủ thể và trách nhiệm
Cơ quan chuẩn bị dự án là chủ đầu tư hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân được người quyết định đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền giao nhiệm vụ chuẩn bị khi chưa xác định chủ đầu tư. Khoản 5 Điều 3 Nghị định 217/2026/NĐ-CP.
| Tình trạng | Cách xác lập đầu mối | Công việc cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Đã có chủ đầu tư được giao hợp lệ | Chủ đầu tư là cơ quan chuẩn bị dự án | Quyết định giao, phạm vi nhiệm vụ, hồ sơ và nhân sự |
| Chưa xác định chủ đầu tư | Giao nhiệm vụ chuẩn bị cho chủ thể phù hợp | Thẩm quyền giao, nhiệm vụ, sản phẩm, kinh phí và trách nhiệm chuyển giao |
| Thay đổi hoặc bổ sung chủ đầu tư | Bàn giao theo nhiệm vụ và quyết định liên quan | Hồ sơ, hợp đồng, kết quả đã thực hiện, công việc còn dở và trách nhiệm |
Việc lập báo cáo chủ trương, làm cơ quan chuẩn bị và làm chủ đầu tư là các vai trò cần xác định riêng. Một đơn vị đã tổng hợp báo cáo chưa tự có quyền đứng tên chủ đầu tư trong hợp đồng tiếp theo. Điều 9 Luật Xây dựng, Điều 6 Nghị định 217.
Quy định cần nắm
Giai đoạn chuẩn bị bao gồm các công việc phù hợp với dự án như lập, thẩm định báo cáo chủ trương nếu có; quy hoạch làm căn cứ lập dự án nếu có; khảo sát; lập, thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật; phê duyệt dự án, quyết định đầu tư và các công việc liên quan. Điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 217.
Văn bản giao nhiệm vụ nên xác định rõ sản phẩm, đầu mối phối hợp, nguồn kinh phí, thời hạn nội bộ và các nội dung cần xin ý kiến. Đây là cách quản lý để triển khai nhiệm vụ; không coi danh sách trong bài là mẫu quyết định bắt buộc được ban hành kèm luật.
Người quyết định đầu tư giao chủ đầu tư trước hoặc khi quyết định đầu tư theo khoản 1 Điều 6. Vì vậy việc giao chủ đầu tư có thể được xử lý trong giai đoạn chuẩn bị; tránh chờ quyết định đầu tư rồi mới xác định chủ thể đã phải tổ chức các công việc trước đó. Điều 6 Nghị định 217.
Quy trình thực hiện
| Bước | Công việc | Đầu ra |
|---|---|---|
| 1 | Kiểm tra quyết định chủ trương hoặc căn cứ áp dụng; rà nhiệm vụ đã giao | Danh sách nhiệm vụ và văn bản đang có hiệu lực |
| 2 | Xác định đã có chủ đầu tư hay chưa | Nhánh triển khai và căn cứ xác định |
| 3 | Nếu chưa có, lựa chọn chủ thể chuẩn bị và trình đúng cấp giao nhiệm vụ | Văn bản giao nhiệm vụ |
| 4 | Xác định công việc, sản phẩm, phối hợp, kinh phí và tiến độ | Kế hoạch chuẩn bị dự án |
| 5 | Tập hợp hồ sơ nhu cầu, phân loại, chủ trương, thẩm định và dữ liệu hiện trạng | Danh mục hồ sơ tiếp nhận |
| 6 | Triển khai nhiệm vụ; kiểm soát hợp đồng, sản phẩm tư vấn và vấn đề chưa giải quyết | Nhật ký nhiệm vụ, hồ sơ kết quả |
| 7 | Khi chủ đầu tư được giao, bàn giao đầy đủ dữ liệu và trách nhiệm công việc | Biên bản bàn giao có danh mục và việc còn dở |
Ở bước bàn giao, cần ghi phiên bản tài liệu, nơi lưu bản gốc, quyền truy cập dữ liệu, giá trị đã thanh toán và các đầu việc đang thực hiện nếu có. Việc chuyển giao hợp đồng, nghĩa vụ tài chính phải theo thẩm quyền, thỏa thuận và quy định liên quan; biên bản bàn giao hồ sơ không tự thay thế việc xử lý này.
Hồ sơ và bảng kiểm
Dùng BM06 — Giao nhiệm vụ và bàn giao.
- Có chủ thể chịu trách nhiệm bằng văn bản phù hợp.
- Đã rà nhiệm vụ trước đó để tránh giao trùng.
- Có danh mục sản phẩm, kinh phí và người phối hợp.
- Hồ sơ đã làm và hồ sơ chưa hoàn thành được phân biệt rõ.
- Quyền truy cập dữ liệu, bản gốc và hợp đồng được kiểm kê.
- Việc chuyển giao nghĩa vụ được xử lý theo căn cứ riêng khi cần.
Tình huống và lỗi thường gặp
Đã có chủ đầu tư: Ban QLDA đã được giao hợp lệ trước đó. Xác nhận lại phạm vi chuẩn bị, dữ liệu nhận và nhiệm vụ còn thiếu; không tạo một cơ quan chuẩn bị mới chỉ để đủ tên PC-06.
Chưa có chủ đầu tư: đơn vị được giao chuẩn bị đã thuê khảo sát và có dữ liệu đang xử lý. Khi giao chủ đầu tư, bàn giao cả sản phẩm, hợp đồng, tình trạng nghiệm thu, thanh toán và việc còn dở. Chỉ gửi quyết định chủ trương sẽ khiến chủ đầu tư thiếu dữ liệu để tiếp tục công việc.
Điều kiện chuyển bước
Nếu chưa giao chủ đầu tư, chuyển PC-07 cùng hồ sơ nhiệm vụ đã thực hiện. Nếu đã có chủ đầu tư, rà điều kiện và hồ sơ xác lập tư cách, rồi kiểm tra hình thức quản lý ở PC-09; sử dụng PC-08 khi cần kiểm chứng nhánh điều kiện. Việc đã có chủ đầu tư không tự đồng nghĩa đã đủ mọi điều kiện của mô hình quản lý dự án.