Dự toán · Chi phí

Chi phí quản lý dự án, tư vấn và bảo trì: phân loại và kiểm soát

Dành cho người lập ngân sách và kiểm tra chi phí cần phân định chi phí quản lý dự án, tư vấn đầu tư xây dựng và bảo trì trong giai đoạn khai thác. Kết quả là danh mục nhiệm vụ, cơ sở xác định chi phí và hồ sơ chứng minh không tính trùng.

Ban biên tập BuildSIA06/10/2026

Phạm vi và kết quả cần đạt

Quy định cần nắm

Chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn đầu tư xây dựng được quy định riêng tại Điều 25 và Điều 26 Nghị định 206. Cần xuất phát từ nhiệm vụ thực tế, phương pháp xác định và phạm vi được duyệt. Thuê một đơn vị thực hiện nhiều công việc không có nghĩa được ghi cùng công việc vào cả ngân sách quản lý và hợp đồng tư vấn. Điều 25 Nghị định 206/2026/NĐ-CP

Chi phí bảo trì công trình được xem theo Điều 39 Nghị định 207, gắn với quy trình, kế hoạch, kiểm tra và công việc bảo trì. Bảo hành là nghĩa vụ khác, không đồng nghĩa với mọi công việc bảo trì trong thời gian công trình còn được bảo hành. Với tư vấn nước ngoài, cần kiểm tra nội dung riêng của Điều 27 Nghị định 206. Điều 39 Nghị định 207/2026/NĐ-CP

Quy trình thực hiện

Bảng sau sắp xếp công việc theo thứ tự kiểm soát hồ sơ. Mỗi bước cần có người chịu trách nhiệm và bằng chứng hoàn thành; việc phân công cụ thể được ghi trong quyết định giao nhiệm vụ hoặc hợp đồng.

Bước	Công việc và điểm kiểm soát	Hồ sơ, kết quả lưu lại	Căn cứ
1	Liệt kê nhiệm vụ theo giai đoạn, đơn vị thực hiện và sản phẩm phải giao.	Bảng nhiệm vụ quản lý, tư vấn, bảo trì.	Điều 25 Nghị định 206/2026/NĐ-CP
2	Chọn cơ sở xác định chi phí quản lý dự án theo trường hợp áp dụng.	Bảng tính và phạm vi ngân sách quản lý.	Điều 25 Nghị định 206/2026/NĐ-CP
3	Xác định chi phí từng công việc tư vấn, tránh chồng lấn sản phẩm.	Bảng chi phí tư vấn và nhiệm vụ tương ứng.	Điều 26 Nghị định 206/2026/NĐ-CP
4	Đối chiếu tư vấn nước ngoài nếu có, kiểm tra cơ sở dự toán và phạm vi hợp đồng.	Thuyết minh chi phí và dữ liệu đầu vào.	Điều 27 Nghị định 206/2026/NĐ-CP
5	Lập chi phí bảo trì theo kế hoạch, phân biệt sửa chữa bảo hành và hoạt động bảo trì.	Dự toán, kế hoạch và hồ sơ theo dõi khai thác.	Điều 39 Nghị định 207/2026/NĐ-CP

Bảng kiểm trước khi chuyển bước

Một nhiệm vụ không được thanh toán hai lần ở hai nguồn chi phí.
Hợp đồng tư vấn có sản phẩm, phạm vi và cơ sở giá rõ ràng.
Chi phí được tính đúng thời gian và giai đoạn công việc.
Bảo hành được phân biệt với bảo trì, vận hành và sửa chữa khác.
Kế hoạch bảo trì có công việc và hồ sơ làm căn cứ dự toán.

Một nội dung chưa đủ căn cứ cần được ghi rõ tài liệu còn thiếu, người bổ sung và hạn xử lý. Không đổi trạng thái sang “đã hoàn thành” chỉ vì đã gửi yêu cầu; chỉ đóng đầu việc khi hồ sơ sửa đổi hoặc chứng cứ kiểm tra đã được lưu và người phụ trách xác nhận.

Tình huống thực hành

Đơn vị vận hành dự kiến chi phí kiểm tra định kỳ hệ thống thoát nước, đồng thời có yêu cầu nhà thầu sửa một lỗi thi công đang trong thời hạn bảo hành. Cần tách kiểm tra, vệ sinh định kỳ theo kế hoạch bảo trì khỏi khắc phục lỗi thuộc trách nhiệm bảo hành. Nếu gộp chung một dự toán rồi chi trả toàn bộ, có thể làm sai trách nhiệm và nguồn chi. Hồ sơ phải ghi nguyên nhân hư hỏng, nghĩa vụ trong hợp đồng, nội dung bảo trì và kết quả xử lý của từng bên.

Câu hỏi thường gặp

Cứ thuê tư vấn quản lý thì loại bỏ toàn bộ chi phí quản lý của chủ đầu tư? Cần xác định nhiệm vụ còn lại, phương pháp tính và quy định áp dụng; không suy ra bằng một quy tắc chung.

Bảo hành có miễn lập kế hoạch bảo trì? Không; quy trình và kế hoạch bảo trì được thực hiện theo trách nhiệm quản lý công trình.

Văn bản gốc và cách cập nhật

Khi sử dụng cho hồ sơ thực tế, đối chiếu ngày lập, ngày trình, ngày phê duyệt hoặc ngày ký hợp đồng với điều khoản chuyển tiếp của văn bản tương ứng. Bản hợp nhất giúp đọc nội dung đã sửa đổi; không có một ngày hiệu lực mới chung cho mọi quy định trong bản hợp nhất.