Đấu thầu · Hợp đồng

Quản lý phát sinh và sửa đổi hợp đồng: từ yêu cầu đến phụ lục

Dành cho bên giao thầu, tư vấn quản lý và nhà thầu khi xuất hiện thay đổi công việc, giá hoặc thời gian. Kết quả là sổ thay đổi và bộ hồ sơ chứng minh căn cứ, người có quyền chấp thuận, giá trị và tiến độ điều chỉnh.

Ban biên tập BuildSIA06/10/2026

Phạm vi và kết quả cần đạt

Quy định cần nắm

Điều 22 quy định nội dung, phương pháp và thủ tục sửa đổi hợp đồng. Một chỉ đạo kỹ thuật tại hiện trường cần được kiểm tra về thẩm quyền, phạm vi và tác động trước khi coi là thỏa thuận sửa hợp đồng. Công việc mới, thay đổi khối lượng, điều chỉnh giá và thời gian phải có căn cứ riêng, dù cùng phát sinh từ một sự kiện. Điều 22 Nghị định 210/2026/NĐ-CP

Thay đổi khối lượng, công việc được xem theo Điều 23; điều chỉnh đơn giá, giá theo Điều 24; thời gian, tiến độ theo Điều 25. Cần thực hiện nghĩa vụ thông báo, cung cấp chứng cứ và xử lý khiếu nại theo hợp đồng và quy định áp dụng. Chậm phản hồi hoặc chỉ thống nhất miệng có thể làm mất dấu vết cần thiết để đánh giá trách nhiệm. Điều 21 Nghị định 210/2026/NĐ-CP

Quy trình thực hiện

Bảng sau sắp xếp công việc theo thứ tự kiểm soát hồ sơ. Mỗi bước cần có người chịu trách nhiệm và bằng chứng hoàn thành; việc phân công cụ thể được ghi trong quyết định giao nhiệm vụ hoặc hợp đồng.

Bước	Công việc và điểm kiểm soát	Hồ sơ, kết quả lưu lại	Căn cứ
1	Ghi nhận yêu cầu, sự kiện và phần việc bị ảnh hưởng; kiểm tra nghĩa vụ thông báo.	Thông báo, nhật ký và chứng cứ sự kiện.	Điều 21 Nghị định 210/2026/NĐ-CP
2	Xác định thay đổi trong hay ngoài phạm vi hợp đồng và cơ sở kỹ thuật.	Bảng so sánh phạm vi, thiết kế và chỉ dẫn.	Điều 23 Nghị định 210/2026/NĐ-CP
3	Lập phương án khối lượng, giá và thời gian; chỉ ra phần giữ nguyên, tăng, giảm.	Bảng đề xuất có dữ liệu và phép tính.	Điều 24 Nghị định 210/2026/NĐ-CP
4	Kiểm tra thẩm quyền, phê duyệt liên quan và thống nhất sửa đổi đúng thủ tục.	Quyết định hoặc chấp thuận, biên bản và phụ lục.	Điều 22 Nghị định 210/2026/NĐ-CP
5	Phát hành hồ sơ thực hiện, cập nhật kế hoạch và theo dõi nghiệm thu, thanh toán.	Phiên bản hợp đồng, tiến độ và sổ thay đổi.	Điều 25 Nghị định 210/2026/NĐ-CP

Bảng kiểm trước khi chuyển bước

Sự kiện, thời điểm và tác động có chứng cứ.
Người chỉ đạo kỹ thuật và người có quyền sửa hợp đồng được phân biệt.
Phát sinh được tách phần đã có trong giá và phần bổ sung.
Đề nghị gia hạn có phân tích ảnh hưởng, không chỉ nêu số ngày.
Phụ lục và bản vẽ thay đổi được cập nhật cho tất cả bên thực hiện.

Một nội dung chưa đủ căn cứ cần được ghi rõ tài liệu còn thiếu, người bổ sung và hạn xử lý. Không đổi trạng thái sang “đã hoàn thành” chỉ vì đã gửi yêu cầu; chỉ đóng đầu việc khi hồ sơ sửa đổi hoặc chứng cứ kiểm tra đã được lưu và người phụ trách xác nhận.

Tình huống thực hành

Chủ đầu tư yêu cầu đổi thiết bị vì nhu cầu sử dụng, nhà thầu đề nghị tăng giá và kéo dài thời gian. Hồ sơ phải đối chiếu thiết bị cũ – mới, phần chi phí loại bỏ, chi phí bổ sung, thời gian đặt hàng và tác động đường tiến độ. Không chấp thuận toàn bộ số tiền mới mà giữ nguyên khoản thiết bị cũ trong giá. Sau khi có các phê duyệt cần thiết, lập thỏa thuận sửa đổi và cập nhật yêu cầu nghiệm thu, chạy thử, đào tạo, bảo hành phù hợp thiết bị được thay.

Câu hỏi thường gặp

Mọi phát sinh đều phải tăng giá? Không. Có thể thay thế, giảm hoặc nằm trong phạm vi đã cam kết; cần đối chiếu loại giá và hợp đồng.

Gia hạn thời gian có tự miễn trách nhiệm chậm tiến độ? Cần xác định nguyên nhân, nghĩa vụ và nội dung thỏa thuận theo Điều 25, không suy ra từ một mốc mới.

Văn bản gốc và cách cập nhật

Khi sử dụng cho hồ sơ thực tế, đối chiếu ngày lập, ngày trình, ngày phê duyệt hoặc ngày ký hợp đồng với điều khoản chuyển tiếp của văn bản tương ứng. Bản hợp nhất giúp đọc nội dung đã sửa đổi; không có một ngày hiệu lực mới chung cho mọi quy định trong bản hợp nhất.